Databehandleraftale for kunder

Denne databehandleraftale regulerer OpenSUN Systems ApS' (OpenTIMEs) behandling af personoplysninger på vegne af kunden i henhold til GDPR artikel 28, stk. 3. Aftalen træder i kraft ved oprettelse af en brugerkonto i OpenTIME.

Parterne

Dataansvarlig: [Virksomhedens navn, adresse og CVR-nummer] — Kontaktperson: [Navn og kontaktinformationer]

Databehandler: OpenSUN Systems ApS, Rømersvej 4, 7430 Ikast, CVR: 43782495

1. Præambel

Definitioner følger GDPR. Formålet sikrer parternes databeskyttelsesoverholdelse og dokumenterer instruks til databehandleren. Aftalen vedrører personoplysninger, der behandles i forbindelse med SaaS-platformen OpenTIME til tidsregistrering, projektstyring og fakturering, og har forrang over modstridende bestemmelser.

2. Den dataansvarliges forpligtelser

Dataansvarlig sikrer GDPR-overensstemmelse, fastlægger formål og midler for behandlingen, etablerer lovligt grundlag, er ansvarlig for nøjagtighed og opfylder oplysningspligter.

3. Databehandlerens forpligtelser

Databehandler behandler kun efter dokumenteret instruks, underretter omgående, hvis instruks strider mod databeskyttelsesloven, sikrer medarbejdertavshed og implementerer passende sikkerhedsforanstaltninger.

4. Behandlingssikkerhed

Databehandler sikrer passende sikkerhedsniveau gennem kryptering under overførsel, adgangsbegrænsning, regelmæssig sårbarhedsscanning og medarbejdertræning. Se yderligere detaljer i Sikkerhed og drift.

5. Brug af underdatabehandlere

Databehandler har generel godkendelse til at anvende underdatabehandlere, sikrer deres overholdelse af samme forpligtelser og giver 30 dages varsel ved ændringer. Den aktuelle liste over underdatabehandlere fremgår af Bilag B.

6. Overførsel til tredjelande

Overførsler kræver gyldigt grundlag, som Standardkontraktbestemmelser eller EU-US Data Privacy Framework.

7. Bistand til den dataansvarlige

Databehandler bistår med behandlingssikkerhed, brudanmeldelse og registreredes anmodninger.

8. Underretning om brud

Databehandler underretter dataansvarlig uden unødig forsinkelse, senest 48 timer efter opdagelse.

9. Returnering og sletning

Ved samarbejdsophør sletter eller anonymiserer databehandler personoplysninger, medmindre lovkrav kræver opbevaring (fx bogføringslovens krav).

10. Revision

Dataansvarlig har revisionsret; databehandler stiller rapporter til rådighed.

11. Aftalens varighed og ophør

Aftalen gælder, så længe der behandles personoplysninger på vegne af den dataansvarlige; ved ophør opbevares data kun, hvor lovkrav påkræver det.

12. Ændringer til aftalen

Databehandler kan opdatere aftalen med 30 dages varsel.

Bilag A — Kategorier af personoplysninger og registrerede

Personoplysninger: navn, titel, telefonnummer, e-mail, adresse samt øvrige kontakt- og faktureringsoplysninger på brugere, kunder og kontaktpersoner, som registreres i forbindelse med tidsregistrering, projektstyring og fakturering i Tjenesten. Der behandles ikke særlige kategorier af personoplysninger, medmindre kunden selv indtaster sådanne i systemet.

Registrerede: slutbrugere, medarbejdere og kontaktpersoner hos kunden og kundens kunder.

Bilag B — Underdatabehandlere

Underdatabehandlere er sikret gennem databehandleraftaler. Placering uden for EU/EØS kræver et gyldigt overførselsgrundlag.